Если вы еще не знакомы с принципом действия досок в Ex'mind, рекомендуем начать со статьи Канбан-доски в Ex'mind: Какие они бывают и как работают.

В Ex'mind есть два вида досок:

• для планирования выполнения дел на временной оси,
• для организации информации или дел.

Вместе они позволяют управлять делами разными способами и по разным методикам.

В Ex'mind мы можем присвоить "делу" плановую дату.
В этом случае оно отображается под этой датой в списке дел.

Вы можете указать плановую дату дела, используя календарь.

Но работа на досках - более удобный и быстрый способ планирования дел.

Создайте новую "доску планирования". На ней отобразятся все дела, для которых вы уже оказали сроки.

Перетягивайте дела из списка на доску и по доске. Плановая дата дела при этом будет изменяться в соответствии с условиями столбца, на который вы его перетянете.

Таким образом мы получаем визуальное представление наших планов на ближайшее будущее. Кроме того, мы можем быстро и удобно переносить задачи, адаптируясь к изменению планов.

Для того, чтобы было легче определить приоритеты дел, мы можем воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.
Создайте "доску организации" и добавьте в её столбцы метки:

• "Не важно",
• "Важно".

Добавьте группы:

• "Не срочно",
• "Срочно".

Если этих меток у вас еще нет, их сначала нужно будет создать.
Перетягивайте дела из списка в нужные секторы доски.

Делайте в первую очередь дела из правого верхнего квадранта (важные и срочные).
Всегда резервируйте время для выполнения дел из левого верхнего квадранта (важные и не срочные), иначе руки до них никогда не дойдут.
И никогда не делайте "не важные" и "не срочные" дела.

Мы можем добавить горизонтальные группы и на доски планирования.
Они также формируются на основе меток.
Это можно использовать разными способами.

К примеру, мы можем добавить группы в соответствии с приоритетом задач.
Если вы выбираете на каждый период времени три главных дела, это будет выглядеть следующим образом.

При желании вы можете создать доску планирования, структурированую по каким-либо важным для нас темам. Например, по областям жизненных интересов.

Или, например, ... забыл :(

Я опишу, воркфлоу, который я использую для работы с делами. Возможно, в адаптированном под ваши потребности виде, он будет полезен и вам.

В этой статье я не описываю процесс создания задач и оценки их приоритетов с точки зрения личных ценностей и целей. Об этом есть отдельная статья.

Здесь же мы говорим о повседневном процессе управления делами, когда ценности сформулированы и цели определены.

Еженедельно по пятницам я просматриваю весь список дел и принимаю решение о том, какие из них я хотел бы выполнить на следующей неделе.
При этом я определяю три "главных дела", выполнение или продвижение в которых существенно продвинет меня в достижении моих целей.

Запланированные на неделю дела я помещаю в столбец "эта неделя" на доске планирования. Для "главных дел" у меня есть специальная группа "Три главных".

В пятницу же (иногда в выходные) я составляю список дел на понедельник.
Для меня чрезвычайно важно в понедельник утром не начинать размышлять о том, с чего же начать день, а сразу нырнуть с головой в дела. Иначе размышления и планирования порой очень затягиваются.

Сам процесс планирования на понедельник мало отличается от ежедневной рутины, описанной ниже.

В конце каждого рабочего дня я просматриваю список дел на неделю и актуализирую его с учетом завершенных и возникших новых задач.

Потом я составляю список дел на следующий день.
Очень важно, чтобы каждое дело в этом списке могло быть завершено в этот день. Если это невозможно, значит речь идет не о деле, а о проекте. Он должен быть декомпозирован до уровня дел, которые можно завершить.

Особенное внимание я уделяю "трем главным делам недели". Ведь именно они должны продвинуть меня к достижению важных для меня целей.

Для каждого дня также назначаются три "главных дела дня". В идеале они связаны с выполнением "главных дел недели". Но, разумеется, это не всегда возможно.

В начале следующего дня, имея готовый список дел, я сразу бросаюсь в бой. Это позволяет избежать прокрастинации.