Как использовать Ex'mind для управления делами по методике Getting Things Down (GTD)

Если вы оказались здесь, то вряд ли мне нужно подробно рассказывать, что такое GTD. Возможно, вы уже опытный последователь Дэвида Аллена. Если вдруг нет, или если вам нужно освежить память, вот неплохой обзор базовых принципов метода.

Эта же статья предназначена для тех, кто уже знаком с GTD, но пока не нашел оптимального инструмента, чтобы его успешно практиковать. Возможно, таковым для вас окажется Ex'mind.

Вообще-то, приложений, которые можно использовать для GTD, очень много. В том числе, очень хороших. Но у них есть одна общая черта, существенно ограничивающая их возможности:

Ведь работа с информацией нужна для выполнения почти любого дела. И если оно выполняется не за один присест, сопутствующую информацию нужно как-то собирать и где-то хранить.


Помимо этого, существует проблематика управления "знаниями" - информацией, не нужной для выполнения сегодняшних дел, но с большой вероятностью полезной для работы над будущими.

В результате, для того чтобы построить полноценный процесс GTD, нам приходится использовать два, а часто, несколько приложений. Это стоит времени и снижает нашу продуктивность.

Классическая схема GTD от Дэвида Аллена выглядит следующим образом.

В общем виде этот процесс разбивается на пять этапов:

При этом, нужно заметить, что разделение на этапы очень целесообразно при первичной фиксации дел и информации.

При последующей же работе часто бывает удобнее совместить некоторые этапы. Ведь, как правило, мы понимаем сразу в момент фиксации, идет ли речь о деле или информации. Т.е., совмещаем этапы сбора и обработки. Также, часто удобнее провести действия по организации сразу в момент на этапе сбора.

Каким образом можно фиксировать информацию в Ex'mind?
Мы можем:

Так как свойства "заметок", "вырезок" и "дел" очень схожи, то мы используем для их обозначения собирательное название "информационный блок" или ib.

В Ex'mind новые ib автоматически попадают в список “Новое” для последующей работы с ними в рамках рутин по обработке и организации информации.

Также, мы можем предпринять любые действия по обработке и организации созданных ib непосредственно в момент создания - как в приложении, так и в веб-клиппере.
Часто это позволяет сэкономить время, т.к. не приходится возвращаться к этому же ib. А интерфейс Ex'mind позволяет сделать это удобно и быстро. Одним из нескольких доступных способов.

Первое решение, которое нам нужно принять:

Если ib требует действий и мы не пометили его как "дело" при создании, самое время сделать это сейчас.
После этого он появится в списках дел и на канбан-досках планирования дел для дальнейшей работы с ним.

Если действия не нужны, то речь идет об информации. Ниже в статье мы рассмотрим, какие возможности у нас есть для того, чтобы её организовать и использовать.

Если выполнение дела требует менее двух минут, мы, в соответствии с заветами Дэвида Аллена, сразу выполняем его. И отмечаем как выполненное, получая глубокое удовлетворение от собственной продуктивности.

Следующая возможность - делегировать дело. Отличная опция, если есть кому его передать. Но если нам важен результат, то целесообразно установить контрольную точку для проверки факта и качества выполнения делегированного дела..
В этом случае можно запланировать проверку на какую-либо дату.
Можно также пометить делегированное дело при помощи метки (например, "Контроль") и выделить проверку делегированных дел в отдельную рутину.

Планирование по времени
Работая с “делом”, мы можем:

Не запланированные дела остаются ждать своего часа в "Списках дел". Мы можем отработать их позже, в соответствии со своими приоритетами. Или не выполнить никогда. И это не проблема - значит не так уж они нам важны.

О том, как организовывать списки дел в Ex'mind, мы поговорим ниже.

Если наш ib требует действий, нам нужно определить, идет ли речь об отдельном “деле” или о “проекте”.
С практической точки зрения работы в Ex'mind мы проводим между этими понятиями следующую границу:

Проектом в Ex'mind может быть любой ib. Просто создайте заметку и дайте ей нужное название.

Для удобства работы с проектами можно присваивать соответствующим заметкам метку “Проект”. Тогда, установив фильтр по этой метке, мы получим список всех своих проектов.
Мы также можем дополнить эту метку другими, отражающими состояние проектов (например, "Ждет", "В работе", "Архив"), и использовать соответствующие фильтры.

Создав на основе этих фильтров один или несколько кастомных списков, мы сможем увидеть все свои проекты с тем или иным статусом.

Отдельные проекты, как раз находящиеся в работе, мы также можем добавить в Избранное.

Список относящихся к проекту задач и подзадач (с любым уровнем вложенности) можно создать непосредственно в тексте исходного ib.
Выполнение небольших задач, не требующих планирования или поиска информации, мы можем отметить прямо в чеклисте.

Другие задачи проекта мы можем прямо в тексте пометить как “дело”. В этом случае произойдет следующее:

Разумеется, можно добавлять в проект созданные ранее или в другом месте дела.
Мы можем использовать для этого триггеры редактора или перетягивание.

Мы можем с помощью меток категоризировать дело по каким либо признакам.
Примеры:

• области внимания,
• приоритет,
• контекст.

При помощи фильтров мы всегда быстро найдем дела, относящиеся к какой-либо категории. А доски помогут нам посмотреть на наши дела под разными углами.
Кастомные списки

Для того, чтобы категоризировать дела и информацию в соответствии со своими областями внимания, мы можем использовать метки.

Нужно создать метки для каждой из таких важных для нас областей и присваивать их соответствующим ib.

Впоследствии мы можем использовать фильтр по меткам для того, чтобы отобразить ib, относящиеся к той или иной области.

Кроме того, мы можем создать одну или несколько досок, с группами, соответствующими этим меткам. Это может быть как доска планирования, показывающая дела по дате выполнения и области внимания. Или доска организации, на которой можно отобразить зоны внимания в разрезе любых других показателей, которые придут нам в голову.

Заметки и вырезки, не требующие от нас действий, мы классифицируем как информацию.
В контексте управления делами она обычно относится к одному из следующих видов:

Если обрабатываемая нами в рамках процесса GTD заметка или вырезка относятся к какому-то конкретному делу, вы можете связать её с этим делом.

Список ссылок на связанные ib отображается в подвале исходного. Таким образом, всё, что нужно для выполнения дела, будет находиться в одном клике от него.

Если вдруг нам понадобится ссылка на связанный ib в тексте нашего дела, мы можем перетянуть её туда прямо из подвала.

Значение базы знаний, содержащей релевантную для вас качественную информацию трудно переоценить. Если вы не сторонник создания личной базы знаний, рекомендуем вам ознакомиться с нашей статьей, сравнивающей стратегии работы с информацией "личная база знаний" и "поиском по потребности".

Ex'mind предлагает следующие возможности организации информации в базе знаний и последующего доступа к ней.

Организация:

• Присвоение ib меток (тегов), при необходимости - многоуровневых.
• Создание ассоциативных связей между ib.

Доступ:

• Фильтры по метками, наборам меток.
• Полнотекстовый поиск по ib.
• Поиск в своей базе знаний параллельно поиску в Google и Яндексе.

Большинство людей используют GTD однократно или спорадически, когда хаос в делах становится невыносимым. Действительно, даже однократное использование методологии GTD может быть полезно для наведения порядка в делах и в собственной голове.

Но действительно высокая личная продуктивность возможна только при внедрении управления задачами в свою жизнь в качестве постоянного процесса, рутины.

Регулярный обзор наших дел помогает нам:

• Проверять, насколько они соответствуют сформулированным нами целям.
• Определять приоритеты.
• Планировать выполнение дел.

То, как мы организуем эти “обзоры”, может быть очень индивидуально. Лично я обычно планирую дела на уровне недели и дня.

По пятницам я просматриваю и осмысливаю результаты прошедшей недели и определяю, чем буду заниматься на следующей. А также, ежедневно подвожу итоги дня и решаю, что буду делать завтра.

Однако, организация процесса управления делами - отдельная огромная тема, на которую написано множество статей. В том числе, и в нашем блоге. В приложении Ex'mind мы будем постоянно добавлять функции, призванные сделать управление делами более удобным, быстрым и эффективным.