Как использовать Ex'mind для управления делами по методике Getting Things Down (GTD)

Если вы задаетесь мыслями о личной продуктивности и оказались здесь, то вряд ли мне нужно подробно рассказывать, что такое GTD. Возможно, вы уже опытный последователь Дэвида Аллена. Если вдруг нет или если вам нужно освежить память, вот неплохой обзор базовых принципов метода.

Наша же статья предназначена для тех, кто уже знаком с GTD, но пока не нашел оптимального инструмента, чтобы его успешно практиковать. Возможно, таковым для вас окажется Ex'mind.

Приложений, которые можно использовать для GTD, очень много. В том числе, очень хороших. Но у них есть одна общая черта, существенно ограничивающая их возможности.

Они покрывают только часть процесса GTD. А именно - связанную с делами. При этом информационная составляющая выполнения дел остается за кадром.
Однако, информация нужна для выполнения почти любого дела. И если дело выполняется не за один присест, то сопутствующую информацию нужно как-то собирать и где-то хранить. Не говоря уже о "знаниях" - информации, не нужной для выполнения сегодняшних дел, но с большой вероятностью полезной для работы над будущими.

В результате, для того чтобы построить полноценный процесс GTD, нам приходится использовать два или более приложения, постоянно переходить из одного в другое, и синхронизировать информацию между ними. Это стоит дополнительного, часто существенного, времени и снижает нашу продуктивность.

В Ex'mind можно отлично практиковать GTD полностью. Не только фиксировать задачи и управлять списками дел, но и находить, сохранять и организовывать любую информацию, нужную для их выполнения.

Классическая схема GTD от Дэвида Аллена выглядит следующим образом.

В общем виде эта сложная диаграмма разбивается на пять этапов:

1. Cбор
2. Обработка
3. Организация
4. Обзор
5. Действия

Следуя этой схеме, я расскажу, как Ex'mind помогает нам на каждом из этапов процесса GTD.
Но сначала кратко опишу инструментарий, который предоставляет Ex'mind для реализации GTD.

Ex'mind оснащен целым рядом полезных инструментов, позволяющим удобно управлять делами - по методике GTD или какой-либо другой.
Ниже кратка описаны часть этих инструментов. О применении же их на различных этапах процесса GTD рассказывается далее, в соответствующих разделах.

Метка "Дело"
Вы можете пометить как "дело" любую вашу заметку или вырезку, сделанную при помощи веб-клиппера. Они появятся в "списке дел" и на досках управления делами, и вы сможете спланировать их выполнение.

Кстати, мы называем заметки, вырезки и дела единым термином - "информационный блок" или "ib".

Экспорт дел во внешний календарь
Вы можете запланировать выполнение дел на определенное время и заблокировать его в вашем календаре Google (также в работе Outlook и календарь Apple).

Двусторонние связи между ib
Вы можете связать между собой любые ib при помощи двусторонних связей. Эти связи отображаются в конце ib, так что любые связанные находятся на расстоянии одного клика друг от друга.

Это бывает очень полезно для группировки дел, относящихся к какому-либо проекту. Или для сохранения информации, относящейся к тому или иному делу.

Метки / теги
При помощи меток вы можете присваивать делам приоритеты, группировать дела по темам для последующего анализа.

Первый этап GTD - фиксация информации и дел.

Мы фиксируем:

• Дела, которые нужно не забыть выполнить.
• Идеи, которые может стать или не стать делами.
• Интересные мысли, к которым, возможно, захочется вернуться позже.
• Полезную информацию, относящуюся к текущим делам и проектам.
• Потенциально полезную информацию, которая может пригодиться в будущем.

Каким образом информацию можно фиксировать в Ex'mind?

• Создаем “заметку” и записываем все, что нужно. Также мы можем скопировать в заметку нужный нам контент.
• Сохраняем в “вырезку” при помощи веб-клиппера в одном из многочисленных доступных в нем форматов.
• Отправляем в свою записную книжку фото со смартфона или планшета *
• Сохраняем любой контент из других приложений на смартфоне или планшете при помощи бота в телеграм.

Свойства созданных вручную “заметок” и сделанных при помощи клиппера “вырезок”, в целом, схожи. Поэтому далее для них используется собирательное название “информационный блок” или ib.

В Ex'mind мы можем организовать ib непосредственно в момент создания - в приложении или в веб-клиппере. Для этого мы можем присвоить новому ib метки (теги) или связать его с другими ib двухсторонней ссылкой.
Однако, можно сделать это и позже - новые ib без меток или связей автоматически попадают в приложении в папку “Новые”.

Первое решение, которое нам нужно принять - требует ли созданный ib каких-либо действий. Если да, мы в один клик маркируем его как “дело”.

После этого он появится в списке дел и мы можем запланировать его выполнение или оставить его там до лучших времен. Далеко не каждое дело нужно выполнить немедленно. А часто, его можно не выполнять вообще. Но пока оно не записано, оно висит в нашей "оперативной памяти" и загружает её.

Если наш ib требует действий, нам нужно определить, идет ли речь об отдельном “деле” или о “проекте”.

Есть множество различных определений проектов. Но, с практической точки зрения управления продуктивностью, мы проводим следующую границу:

"Проект, в силу своей сложности, требует разбиения на отдельные задачи и, возможно, подзадачи. Дело, даже если оно выполняется не за один раз, в разбивке на части не нуждается."

Далее я опишу, как работать в Ex'mind с делами и проектами.

Как описано выше, помеченный как “дело” ib автоматически добавляется в “Список дел”. Если дело относится к какому-либо проекту, мы можем связать их между собой (подробнее об этом ниже, в разделе “Проекты”).

Работая с “делом”, мы можем:

• Указать плановую дату его выполнения. В списке дел дела группируются по дате (“next actions” в GTD).
• Добавить дело во внешний календарь Google или Outlook Web, забронировав для него конкретное время.
• Взять его на контроль, отложив до определенной даты. Дело на время поселится в папке “Отложенные”, а в указанную дату всплывет на самом верху папки “Новое”.

Если для выполнения “дела” нужна информация, мы можем работать с ней следующими способами:

• Записывать или копировать её непосредственно в текст “дела”.
• Создавать новые заметки или вырезки, связывая их с нашим “делом”.

Таким образом, всё, что нужно для выполнения дела, будет находиться в одном клике от него.

Если вдруг окажется, что дело сложнее, чем мы его ожидали, мы в любой момент можем превратить его в “проект”.

Проектом может быть любой ib.
Для удобства работы с проектами можно присвоить ему метку “Проект”. Тогда, установив фильтр по этой метке, мы получим список всех своих проектов. Добавив этот фильтр в "Избранное", мы можем переходить к списку проектов в один клик.

В “Избранное” также можно добавить актуальные проекты, находящиеся в работе.

Список задач и подзадач, относящихся к проекту можно создать в виде чеклиста непосредственно в тексте исходного ib. Список может быть многоуровневым.
Если задача небольшая, не требует планирования или поиска информации, мы можем отметить её выполнение непосредственно в чеклисте.

В противном случае, мы можем пометить любую задачу проекта как “дело”. Новое дело автоматически добавится в список дел, будет связано с проектом, и будет доступно из проекта в один клик.

Если созданный вами новый ib, будь то “дело” или информация, относится к уже существующему проекту, вы можете сразу при создании связать их между собой. При необходимости, можно добавить его непосредственно в список задач в тексте проекта.

ib, не требующие от нас действий, мы классифицируем как информацию.
В контексте управления делами она обычно относится к одному из следующих видов:

1. Нужная для выполнения конкретного дела.
2. Потенциально полезная для будущих проектов и дел.

Если заметка или вырезка относятся к какому-то конкретному делу, вы можете связать её с этим делом непосредственно в момент создания или позже.

Наличие базы знаний, наполненной релевантной для вас качественной информацией трудно переоценить. Если вы не сторонник создания личной базы знаний, рекомендуем вам ознакомиться с нашей статьей, сравнивающей стратегии работы с информацией "личная база знаний" и "поиском по потребности".

Ex'mind предлагает следующие возможности организации информации в базе знаний и последующего доступа к ней.

Организация:

• Присвоение ib меток (тегов), при необходимости - многоуровневых.
• Создание ассоциативных связей между ib.

Доступ:

• Фильтры по метками, наборам меток.
• Полнотекстовый поиск по ib.
• Поиск в своей базе знаний параллельно поиску в Google и Яндексе.

Большинство людей используют GTD именно однократно или спорадически, когда хаос в делах в очередной раз становится невыносимым. И правда, даже однократное использование методологии GTD может быть полезно для наведения порядка в делах и в собственной голове.

Но действительно высокая личная продуктивность возможна только при внедрении управления задачами в свою жизнь в качестве постоянного процесса, рутины.

Регулярный обзор наших дел помогает нам:

• Проверять, насколько они соответствуют сформулированным нами целям.
• Определять приоритеты.
• Планировать выполнение дел.

То, как мы организуем эти “обзоры”, может быть очень индивидуально. Лично я обычно планирую дела на уровне недели и дня.

По пятницам я просматриваю и осмысливаю результаты прошедшей недели и определяю, чем буду заниматься на следующей. А также, ежедневно подвожу итоги дня и решаю, что буду делать завтра.

Однако, организация процесса управления делами - отдельная огромная тема, на которую написано множество статей. В том числе, и в нашем блоге. В приложении Ex'mind мы будем постоянно добавлять функции, призванные сделать управление делами более удобным, быстрым и эффективным.